Il Controllo di Gestione: cos’è e a cosa serve?

Il controllo di gestione è un’attività ormai indispensabile per qualsiasi azienda ed è un servizio che viene richiesto spesso al temporary manager, un manager a tempo che risolve i problemi e migliora le perfomance aziendali.

Il controllo di gestione è un sistema operativo che le consente di ottenere un riscontro del proprio operato e di individuare i settori più proficui per la propria attività. 

Come funziona, com’è possibile svolgerlo all’interno della propria azienda e quali obiettivi permette di raggiungere?

Controllo di gestione e andamento delle performance della propria azienda

Ancora oggi esistono ancora molte imprese che analizzano i numeri che riflettono l’andamento delle proprie performance soltanto una volta l’anno, in prossimità o addirittura dopo la chiusura del bilancio ovvero molto tempo dopo che i fatti che hanno generato quei valori sono accaduti.

Oggi è sempre più frequente sentir parlare di statistiche e dati e chiunque può avere a portata mano strumenti semplici per tracciare l’andamento di qualsiasi processo; nonostante ciò, è singolare notare come, al vertice di aziende anche molto longeve, alcune decisioni vengano prese d’istinto o sull’onda del si è sempre fatto così, senza il supporto di precise indicazioni di rotta.

È indubbio che sia anche questo il fascino delle piccole aziende italiane, capitanate da imprenditori intraprendenti e visionari. Tuttavia, quando l’istinto prevale con regolarità sulla capacità di analisi, un aspetto affascinante e quasi magico come questo può diventare il più grande limite delle aziende stesse.

Quando puoi misurare ciò di cui stai parlando ed esprimerlo in numeri, sai qualcosa di questo fenomeno; ma quando non riesci a misurarlo e a esprimerlo in numeri, la tua conoscenza è scarsa e insoddisfacente (William Thomson), fisico e matematico irlandese noto come Lord Kelvin). In altri termini, non puoi migliorare qualcosa se non inizi a misurarlo. A maggior ragione non riesci a farlo quando aumenta la complessità di prodotti, processi e mercati.

Analizzare i numeri: come e quando farlo

È ormai risaputo che avere a che fare con i numeri non gratifica come generare dal nulla un’idea vincente o chiudere la vendita del secolo; quando però i capitani d’impresa alla guida di migliaia di aziende italiane percepiranno come, proprio grazie ai numeri, sia più facile prendere decisioni e si sia tanto più rapidi nel risalire da un trend negativo, questo abbatterà molti degli ostacoli che impediscono di fare un salto di qualità alla maggior parte delle MPMI italiane.

I numeri sono le conseguenze delle azioni di un’azienda: imparare a leggerli in questi termini ne rende meno noiosa l’analisi e attribuisce una nota di colore che rende viva l’analisi stessa. Oltre a ciò, è importante mantenere una giusta lucidità durante la lettura di risultati negativi, per poter avviare al meglio precise azioni di recupero.

Cosa significa controllo di gestione?

Il controllo di gestione è un insieme di strumenti che trasmette a chi li legge un feedback dell’operato aziendale, rispetto a dati pregressi e/o rispetto a obiettivi prefissati. Grazie al controllo di gestione, puoi rispondere a queste domande:

  • Rispetto al passato (che può essere lo stesso arco temporale dell’anno precedente o il mese precedente rispetto al mese di analisi) oppure rispetto ad un obiettivo di budget che ci siamo dati  stiamo facendo meglio oppure peggio?
  • Di quanto siamo migliorati o peggiorati? In quale canale? Su quale prodotto?
  • Se guardiamo a un obiettivo aziendale fissato, dove ci troviamo? Ci stiamo avvicinando o allontanando? Cosa genera questo trend?

Cosa monitora il controllo di gestione?

Due sono gli indicatori principali che il controllo di gestione monitora:

  • 1. Marginalità dei prodotti, per verificare che i ricavi di vendita siano superiori ai costi.
  • 2. Andamento dei flussi finanziari, per garantire che le entrate siano superiori e in equilibrio con le uscite.

Questi due macro indicatori, sono spesso accompagnati da ulteriori indicatori di prestazione (chiamati in inglese KPI – Key Performance Indicators) che misurano la produttività e performances aziendali rispetto agli obiettivi aziendali prefissati.

Qual è un controllo di gestione efficace e come avviarlo?

Un controllo di gestione efficace è quello che fornisce tempestivamente le informazioni esaustive a chi deve decidere (decision maker), per mantenere la rotta o correggere il tiro, con la consapevolezza di dove andare ad agire.

Ogni azienda ha dinamiche e complessità diverse, tra cui la tipologia di prodotto/servizio, il fatto che sia mono-prodotto o al contrario abbia un ventaglio di aree operative ecc.

Tutti questi aspetti influenzano il modo in cui impostare questo insieme di strumenti e quanto sia agevole o meno farlo. Quando si parte da zero su questo fronte, è consigliabile tenere presente che less is more: è bene iniziare con pochi dati da monitorare con continuità, per creare l’abitudine a consultarli; in questo modo, nasceranno domane o riflessioni spontanee, come ad esempio:

  • Perché questo costo incide così tanto?
  • Per quali ragioni questo costo sta incrementando?
  • A fronte di una determinata voce di costo sostenuta, corrisponde un risparmio, un vantaggio, la risoluzione di problematiche o un aumento di ricavi?

Il controllo di gestione si modella in base all’operatività dell’azienda e parte dalla sintesi per andare in profondità, attraverso livelli intermedi che analizzano i processi aziendali.

Il processo va svolto per gradi, poiché riempirsi di moltissimi indicatori da monitorare tutti e subito porta alla confusione più che alla focalizzazione.

Puoi approfondire il tema del controllo dei costi aziendali leggendo anche questo altro articolo che ho scritto sul calcolo del punto di pareggio.

Il mio ruolo di Temporary Manager è spesso richiesto da aziende che sono incorse in crisi economico-finanziarie e che necessitano di un professionista che le aiuti a uscirne rafforzate con i servizi di temporary management.

Per svolgere la mia attività parto sempre dalla consapevolezza dei numeri che esprimono le performance aziendali. Sarà proprio dall’esame di questi numeri che, insieme al confronto con la proprietà e le risorse aziendali, pianifico le azioni volte al recupero di efficienza, cassa e redditività.

Quando mi insedio nelle piccole imprese (a volte anche nelle imprese di medie dimensioni!) difficilmente trovo della reportistica gestionale che monitori le aree strategiche d’affari (ASA) in termini di ricavi/costi e entrate/uscite.

Spesso ciò che trovo è esclusivamente la contabilità generale, a volte con un piano dei conti confusionario e costruito decenni fa che offre ben poche indicazioni sull’andamento della gestione effettiva perché è più orientato agli aspetti fiscali. Va da sé che una delle priorità è proprio quella di ricostruire delle statistiche, ancorché basilari inizialmente, ma essenziali per cominciare a fare chiarezza sulla gestione.

Se pensi che la tua impresa abbia bisogno del mio supporto per uscire da una crisi o superare un momento di transizione, non esitare a contattarmi: se rientra nelle mie competenze, ti aiuterò volentieri!