Migliora la gestione del tempo per aumentare la produttività della tua impresa

• Sei stanco/a di rincorrere mille attività che non terminano mai?

• Ti trovi costantemente a corto di tempo per lo sviluppo strategico della tua impresa?

Se è così, è arrivato il momento di prendere il controllo della tua agenda e imparare a dominare il tuo tempo.

Per chi ha la responsabilità di gestire un’impresa, riuscire ad avere una gestione del tempo efficace diventa fondamentale per pianificare e svolgere il lavoro in una maniera tale da raggiungere gli obiettivi prefissati.

Nel frenetico mondo di oggi, trovare il modo per essere produttivi è fondamentale!

Proprio perché il tempo è una risorsa limitata e non si può rigenerare (una volta passato, non torna!), la sua non oculata gestione rischia di avere conseguenze pesanti, sia a livello personale sia a livello professionale.

Il tempo bisogna quindi saperlo gestire.

Come diceva qualcuno, la brutta notizia è che il tempo vola, la buona notizia è che il pilota sei tu!

Time Management: in cosa consiste la Gestione del Tempo?

Sentiamo dire ovunque che la gestione del tempo è una competenza cruciale per aumentare la nostra produttività e di conseguenza ottenere risultati aziendali migliori, ma osservando bene notiamo che sono davvero in tanti a correre imprigionati nella ruota del criceto sopraffatti da “cose da fare”.

Capire nel profondo il significato e le leve della gestione del tempo è il primo passo per incrementare la produttività personale e aziendale.

La gestione del tempo non è altro che imparare ad avere chiarezza delle nostre priorità all’interno di un arco temporale.

Se percepisci la sensazione di non avere di tempo, molto probabilmente non hai stabilito un ordine nelle tue priorità.

Una volta definite e pianificando il nostro tempo in base ad esse, i vantaggi che ne derivano sono:

• riduzione di ansia e stress;
• incremento dell’efficienza e della produttività aziendale;
• potenziamento della tua reputazione professionale e, di conseguenza, della tua autostima;
• opportunità di crescita.

D’altro canto, un’organizzazione che perdura nel tempo agendo senza un preciso filo conduttore:

• genera inefficienza, determinando costi spesso molto ingenti
• perde opportunità di crescita e profitto

Se la tua organizzazione vive nel disordine, concentrerà tutte le sue forze sugli aspetti sbagliati o secondari dell’attività, piuttosto che su quelli prioritari che generano valore.

Possiamo quindi affermare che il significato dell’espressione gestione del tempo significa riuscire a stabilire delle priorità per ottenere elevate prestazioni a livello:

• personale, in quanto una chiarezza mentale consente di evitare lo stress e l’ansia che spesso si generano quando ci sentiamo sopraffatti da un carico di lavoro eccessivo;
• aziendale, questa è una conseguenza del benessere personale della somma delle persone che operano in azienda.

Ottimizzazione della gestione del tempo con la matrice di Eisenhower

Una delle sfide più comuni è la tendenza a sentirsi sopraffatti da una lista di cose da fare che sembra non terminare mai.

Molti imprenditori a capo di piccole e medie imprese si trovano a dover affrontare molteplici ruoli e responsabilità e non è scontato che siano sempre in grado di far fronte a tutto o semplicemente capire da dove iniziare. Questa sensazione può portare a una mancanza di chiarezza e di direzione, rallentando la produttività e alimentando anche il senso di frustrazione se poi i risultati non sono soddisfacenti.

In questo ambito si insinuano poi anche le distrazioni. Con la tecnologia sempre più presente nelle nostre vite, è facile perdersi in una serie infinita di notifiche e interruzioni, che distolgono la concentrazione riducendo la nostra efficienza.

Per far fronte a questa situazione, ogni organizzazione e ogni individuo parte di essa ha bisogno di implementare metodo per proteggere e gestire in modo proficuo il proprio tempo.

Se desideri padroneggiare il tuo tempo e massimizzare i risultati della tua azienda, ci sono tecniche comprovate che puoi adottare.

Queste ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo, eliminando le distrazioni per concentrarti sulle attività di valore che ti porteranno benefici significativi.

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.” Dwight D. Eisenhower

Se gestire il tempo significa gestire le priorità, allora non possiamo fare a meno del metodo ideato da Eisenhower che consiste nel classificare, attraverso una semplice matrice, le attività quotidiane all’interno di quattro macro-categorie per distinguere ciò che è importante da ciò che è superfluo e ciò che è urgente da ciò che è procrastinabile.

Il quadrante delle opportunità

Il primo quadrante della matrice rappresenta tutte le attività che permettono alla tua azienda di fare, nel tempo, la differenza nel mercato perché pianificando obiettivi e coltivando competenze oltre a prevenire qualsiasi crisi prepari il terreno per raccogliere importanti opportunità di crescita e sviluppo.

Esplorare nuove idee, investire in sviluppo personale, creare nuove connessioni professionali o intraprendere progetti innovativi possono essere esempi di attività caratterizzate da un elevato valore potenziale e da una combinazione di importanza e non urgenza.

Il 30% del tempo utile andrebbe trascorso all’interno del primo quadrante per coltivare quotidianamente gli obiettivi a lungo termine che ti sei prefisso per la tua impresa. I traguardi importanti, sia nella vita aziendale quanto in quella privata, sono infatti il frutto di azioni strategiche senza una scadenza precisa, ma di elevato valore.

Per essere efficienti, dunque, occorre permanere per il più lungo tempo possibile all’interno di questo quadrante, focalizzandosi sulle attività importanti piuttosto che su quelle urgenti.

Esempi di attività del primo quadrante:

• definizione e analisi del proprio business model
• pianificazione e gestione finanziaria
• formazione tua e dei tuoi collaboratori
• investimenti in ricerca e sviluppo
• ricerche di mercato
• pianificazione strategica
• sviluppo del controllo di gestione
• preparazione del format dei tuoi contratti di vendita & distribuzione
• creazione del mansionario per ogni funzione

Il quadrante delle crisi

Si riferisce a tutte le attività da fare subito in quanto sia importanti sia urgenti: spesso sono attività che proprio per il fatto di non essere state pianificate per tempo, sono diventate improrogabili.

Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione e commettere errori fatali.

Sono inevitabili anche nelle migliori aziende; tuttavia si può agire per ridurne il numero.

Infatti, più tempo viene dedicato alle attività del primo quadrante, meno crisi dovranno essere affrontate in un secondo momento in quanto l’azienda ha investito ponendo dei pilastri che rappresentano delle vere e proprie fondamenta del proprio funzionamento.

Trattandosi di attività importanti e urgenti, significa che non possono essere delegate: vanno eseguite subito!

Se la maggior parte della tua giornata è concentrata in questo quadrante, avrai difficoltà a gestire il tempo: ti sembrerà di essere sempre di corsa e saranno gli impegni stessi a gestire te!

Esempi di attività del secondo quadrante:

• emergenze improvvise che richiedono un’azione immediata per prevenire danni o risolvere situazioni critiche (esempio: banca che toglie i fidi senza preavviso; dimissioni in massa di collaboratori, server aziendale fuori uso per giorni con rischio di perdere dati sensibili)
• scadenze stringenti che impattano sull’attività operativa e richiedono un’attenzione immediata e risorse extra
• conflitti o situazioni problematiche con un cliente (es. insoluti per importi rilevanti) o un fornitore strategico che richiedono un intervento immediato
• problemi tecnici o guasti che bloccano il normale funzionamento di un sistema o processo
• situazioni di crisi o emergenze che richiedono una pianificazione e un’azione immediata per proteggere la sicurezza delle persone o dei beni.

Il quadrante dello Spreco

Il terzo quadrante rappresenta il tempo ed energia per svolgere attività irrilevanti rispetto agli obiettivi aziendali che ti sei posto.

Si tratta di azioni che spesso intraprendiamo per evitare compiti più importanti o per distrarci. Oppure perché, non avendo degli obiettivi chiari, vaghiamo a caso facendoci condurre in modo passivo dalle situazioni esterne.

Identificare e ridurre le attività in questo quadrante è essenziale per:

• ottimizzare l’uso del tempo
• concentrarsi sulle attività di valore
• raggiungere i risultati desiderati.

Esempi di attività del terzo quadrante:

• controllare costantemente le notifiche dei social media
• prendersi troppo tempo per completare compiti semplici o procrastinare invece di affrontarli immediatamente
• fare lunghe pause caffè o pause pranzo che superano il tempo definito
• passare ore a guardare la televisione o a navigare su Internet senza uno scopo o obiettivo specifico
• coinvolgersi in pettegolezzi o conversazioni senza valore che non apportano nulla di costruttivo
• svolgere attività di micro-management o che potrebbero essere delegate ad altre persone, invece di concentrarsi su compiti più strategici o di valore.

Il quadrante dell’Inganno

Il quadrante dell’inganno della matrice di Eisenhower rappresenta un’area in cui la risorsa tempo viene dedicata ad attività apparentemente urgenti, ma che in realtà non contribuiscono ai nostri obiettivi a lungo termine.

Si tratta di azioni che spesso sono generate da una forma di procrastinazione o evitamento delle attività più importanti.

Questo quadrante può illuderci con una falsa sensazione di produttività, ma alla fine ci allontana dagli obiettivi e dai risultati desiderati. Sono spesso compiti di basso valore o attività operative che possiamo delegate ad altri, attraverso:

• formazione
• affiancamento
• procedure
• mansionari
• definizione di obiettivi e kpi.

È importante distinguere tra urgenza e importanza per evitare di cadere in questo inganno e concentrarsi sulle attività di alto valore.

Esempi di attività ingannevoli:

• tutta l’operatività (attività ripetitive) che può essere procedurata e delegata
• rispondere immediatamente alle e-mail non urgenti o non importanti, invece di dedicare tempo alle attività principali
• prestare attenzione a dettagli insignificanti o perfezionismo eccessivo che possono rallentare il progresso verso gli obiettivi principali
• gestione di attività in scadenza che potevano essere programmate delegando per tempo.

Consigli pratici per migliorare subito la tua gestione del tempo

La prima cosa da implementare per aumentare la tua produttività consiste nel prendere consapevolezza di come impieghi il tempo a tua disposizione, poiché essere impegnati non equivale ad essere produttivi.

Ecco 3 consigli pratici che incrementano subito e notevolmente la tua produttività e le tue performance lavorative:

• Lavora per obiettivi. Crea una lista delle attività che devi completare ogni giorno, assegnando un tempo specifico per ciascuna. Portala sempre con te e assicurati di includere anche il tempo per le pause, lo sport e i tuoi interessi, in modo che includa il tempo per poterti rigenerare mantenendo un elevato livello di energia e concentrazione. Crea anche un programma settimanale e, se necessario, mensile che ti aiuti a pianificare le attività a lungo termine e a mantenere la visione d’insieme del tuo business.
• Non posticipare, esegui subito le attività che necessitano di non più di 5 minuti, per essere smarcate e poi dedicare il tuo tempo ad altro. Sai bene che ci sono tante piccole attività che, non svolte oggi, possono accumularsi e determinare delle vere e proprie emergenze o diventare fonte di frustrazione sotto scadenza. Svolgere subito questo tipo di attività apporta notevoli benefici:
  • libera dai compiti veloci evitando che si accumulino
  • permette di mantenere la concentrazione su compiti più impegnativi e di maggiore importanza, evitando distrazioni
  • crea un senso di progresso e di realizzazione, che alimenta la motivazione necessaria per affrontare compiti più complessi e impegnativi.
  • sviluppa un’abitudine di efficienza nella gestione del tempo.
• Investi nella delega. Delegare non è sbolognare! È, invece, un’abilità che devi sviluppare se desideri migliorare la gestione del tuo tempo. Molte volte gli imprenditori cercano di fare tutto da soli, pensando di essere gli unici in grado di farlo. Tuttavia, questo atteggiamento può portare a un sovraccarico di lavoro e, di conseguenza, a ritrovarsi senza il tempo sufficiente per le attività strategiche: che sono indispensabili! Scegli le persone giuste a cui delegare il lavoro, fornisci loro un manuale istruttivo (procedure e mansionario) e confrontati con loro regolarmente in modo da mantenere la supervisione.

Se sei o ambisci a diventare imprenditore o imprenditrice, non puoi permetterti di sprecare il tuo tempo.

La matrice di Eisenhower rappresenta un ottimo strumento, semplice e pratico, per riflettere su questi aspetti ma soprattutto il suo utilizzo ti aiuterà ad allenare il muscolo della decisione e della gestione delle priorità nelle attività aziendali.

Da dove iniziare?

Ti propongo il seguente esercizio per aiutarti a capire in quale quadrate viene assorbito il tuo tempo :

• traccia per almeno una settimana le attività che svolgi (tutte!) indicando anche il tempo che ti assorbono; per non dimenticarle, dato che probabilmente ne svolgi molte, imposta in calendario o nel telefono un promemoria poco prima dell’orario di pausa pranzo, per segnare le attività che svolgi di mattina, e uno nel pomeriggio/sera prima di concludere la giornata di lavoro. Utilizza un foglio excell in cui nelle colonne indichi i giorni e nelle righe le ore. Nelle celle indicherai le attività che hai svolto (ad esempio: dalle 8.00 alle 9.00 risposta email/ dalle 9 alle 9.30 riunione commerciale / 9.30-10.15 riunione di produzione /10.15-10.45 Trattativa cliente; etc…)
• dopo aver letto e compreso la matrice di Eisenhower, analizza le attività che hai svolto e suddividile nei 4 quadranti per rispondere a questa domanda
• rispondi alla domanda: quale quadrante prevale?

Se non hai investito a sufficienza nel primo quadrante delle Opportunità, è facile che nel tuo quotidiano ti ritrovi a inseguire urgenze arrivando a sera con la sensazione di non aver concluso nulla di soddisfacente e ritrovandoti anche a svolgere delle attività che nella realtà sono fuorvianti.

In sintesi i quadranti 2, 3, 4 stanno avendo la prevalenza.

Come uscire dalla ruota del criceto?

Sarò molto franca: se vuoi realmente aumentare l’efficienza e l’efficacia delle tue prestazioni devi impegnarti per:

• eliminare subito le attività inutili (quadrante 3)
• bilanciare il tuo tempo tra i quadranti 1, 2, 3 sapendo che
• più investi in pianificazione, controllo e formazione progressivamente le urgenze delle attività importanti si ridurranno
• delegare in modo strutturato, recupererai il tempo che ora dedichi alle attività operative

Applicandoti seriamente in questo modo, come per magia constaterai che la tua azienda sta recuperando efficienza nelle varie funzioni e che tu avrai a disposizione molto più tempo da dedicare allo sviluppo di nuovi progetti, professionali e personali!

E’ un metodo tutto e subito? No, è un percorso graduale perché tutto in natura per nascere, crescere ed evolvere necessita di gradualità e di gesti continuativi.

L’aspetto positivo è che nella tua impresa, tu, e solo tu, puoi fare la differenza nella velocità da imprimere a questa gradualità.

Ora presta attenzione a questo passaggio perché il cuore della gestione efficace del tuo tempo sta tutto qui:

• i risultati che produciamo oggi sono il frutto di azioni eseguite nel tempo
• affinché un’azione generi risultati incisivi e consistenti deve essere perpetrata con continuità, costanza e perseveranza: deve diventare un’abitudine, non può restare un’azione isolata
• cosa ci aiuta a rimanere continui, costanti, perseveranti di fronte al turbinio della vita, agli ostacoli, alle sfide con cui ogni giorno ci confrontiamo? Solo ed esclusivamente la nostra motivazione: quella voglia, quella tensione e spinta interiore che ci porta a raggiungere determinati obiettivi. Quelli che per noi sono importanti e che rappresentano il traguardo di una meta.
• gli obiettivi non sono uguali per tutti, possono essere certamente influenzati da fattori esterni, ma essenzialmente hanno a che fare con bisogni e aspirazioni individuali.

Ho sintetizzato questi concetti per farti capire che i risultati che stai ottenendo sono strettamente correlati alle tue aspirazioni interiori e agli obiettivi che ti sei o non ti sei posto/a.

È proprio così, per migliorare la gestione del tempo non ci si può affidare solo a strumenti esterni.

Oggi la tecnologia ce ne offre mille per semplificare e automatizzare. Ognuno di questi, come anche l’esecuzione sporadica di qualche azione, non potrà mai generare risultati soddisfacenti se manca la spinta propulsiva delle tue intenzioni che rappresenta il carburante per raggiungere gli obiettivi che ne tuo intimo desideri.

Quindi, se non sei soddisfatto/a dei frutti che la tua gestione del tempo produce, fermati e prova a riflettere su queste domande:

• quale motivazione ispira le mie azioni?
• cosa spinge le mie scelte?
• dove e come voglio essere tra 3/5 anni?
• cosa voglio diventare?
• cosa voglio realizzare?

Sono domande che hanno a che fare con le tue ambizioni personali, coi tuoi sogni. Perché prima di essere un imprenditore o una imprenditrice, sei una persona.

Ricorda che, e qui cito un insegnamento appreso da Paolo Ruggeri, quando ti trovi a rincorrere il tempo, molto probabilmente stai seguendo gli obiettivi di qualcun altro: di certo non i tuoi.

Alla base della mia organizzazione personale e, a maggior ragione, quando assumo incarichi di Temporary General Manager, ci sono questi concetti che mi aiutano a performare, crescere e far crescere le imprese con cui collaboro.

Se pensi di aver bisogno dei mio supporto come termporary general manager, contattami per fissare un incontro conoscitivo.