Progettazione sistema controllo interno: componenti e vantaggi

Ogni azienda, grande o piccola, affronta la sfida di garantire trasparenza, affidabilità e compliance alle normative. La progettazione di un sistema di controllo interno rappresenta uno strumento strategico per prevenire rischi operativi, ottimizzare i processi e migliorare le performance aziendali. 

Implementare un sistema adeguato di controlli interni contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali, al conseguimento di target di redditività a lungo termine e al mantenimento di informazioni gestionali affidabili. Inoltre, assicura la conformità alle leggi, regolamenti e politiche interne, riducendo il rischio di perdite impreviste o danni alla reputazione dell’azienda.

Vi sono settori in cui questi requisiti sono oltremodo indispensabili, come in quello bancario e finanziario. È a tal scopo, infatti, che è stato redatto il documento del Comitato di Basilea per la vigilanza bancaria, intitolato “Schema per la valutazione dei sistemi di controllo interno“.

Tuttavia, anche per realtà che operano in mercati differenti progettare un sistema di controlli interni risulta un investimento per la crescita di un’azienda. 

In questo articolo vedremo cos’è un sistema di controllo interno, le sue componenti principali e i vantaggi tangibili che può apportare a un’organizzazione.

Di cosa si tratta

Un sistema di controllo interno è un insieme di processi, procedure e strumenti progettati per garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali, assicurando il rispetto delle normative, la gestione dei rischi e l’efficienza operativa. La sua progettazione non riguarda solo il controllo finanziario, ma include anche aspetti operativi, legali e strategici.

Come Manager impegnata nel dirigere le aziende attraversando sfide e talvolta anche situazioni di crisi, ho spesso incontrato aziende che interpretavano il controllo interno come un costo anziché un investimento. Tuttavia, un sistema ben strutturato non solo mitiga i rischi, ma funge da catalizzatore per la crescita, migliorando la trasparenza e l’efficienza decisionale. Certo necessita di tempo e dedizione che si traducono in ore lavoro di più persone per essere implementato e, all’inizio di questo percorso, il valore del beneficio che apporta potrebbe non essere percepito.

Un esempio concreto è quello di una PMI del settore manifatturiero che ho supportato qualche tempo fa. 

L’assenza di controlli interni chiari aveva portato a discrepanze nei dati contabili e difficoltà nel rispettare scadenze contrattuali. Attraverso la progettazione di un sistema di controllo interno su misura, siamo riusciti a eliminare queste inefficienze, ottenendo una significativa riduzione dei costi operativi solamente in un anno.

Componenti

La progettazione di un sistema di controllo interno efficace richiede l’integrazione di diverse componenti fondamentali, che possiamo riepilogare con le seguenti.

1. Ambiente di controllo. L’ambiente di controllo rappresenta il fondamento su cui si costruiscono tutti gli altri elementi. Comprende l’integrità dei dati e le competenze del personale, non solo quello coinvolto direttamente nel controllo ma di tutti gli utenti che, lungo i vari processi aziendali, alimentano e agiscono sui dati. Coltivare una cultura aziendale forte intorno all’integrità dei dati costituisce la base per garantire che poi le risultanze dell’attività di controllo siano affidabili.
2. Valutazione dei rischi. Identificare e ponderare i rischi a cui l’azienda si espone svolgendo le proprie attività è essenziale per pianificare controlli adeguati e consentire di anticipare possibili minacce oltre che sviluppare strategie per mitigarle.
3. Attività di controllo. Si tratta di politiche e procedure specifiche progettate per tutelare la redditività riducendo al minimo le varie tipologie di rischi. Possono includere autorizzazioni, verifiche, segregazione dei compiti e sistemi di audit interno.
4. Informazione e comunicazione. Un sistema di controllo interno efficace dipende dalla condivisione tempestiva e accurata delle informazioni. Questo include sia dati interni che esterni, rilevanti per il processo decisionale.
5. Monitoraggio. La valutazione continua del sistema di controllo interno è essenziale per garantire la sua efficacia nel tempo. Attraverso audit periodici e revisioni, è possibile apportare miglioramenti costanti.

Ricordo l’intervento presso un’azienda commerciale che non monitorava adeguatamente i flussi di magazzino: la progettazione di un sistema di controllo specifico sui movimenti di inventario ha ridotto del 15% le perdite dovute a errori di gestione. Questo non solo ha migliorato la redditività aziendale, ma ha anche permesso di recuperare inefficienze significative, ottimizzando le risorse e garantendo una maggiore precisione nella pianificazione delle scorte. Un controllo interno ben strutturato, infatti, non si limita a ridurre i rischi: diventa uno strumento strategico per eliminare sprechi, aumentare la trasparenza e assumere decisioni più consapevoli.

Vantaggi

Come appena anticipato, un sistema di controllo interno ben progettato apporta numerosi vantaggi, che vanno ben oltre la semplice compliance normativa. Vediamo di seguito quali sono i benefici più significativi.

1. Riduzione dei rischi. Un controllo interno efficace consente di prevenire frodi, errori e inefficienze. Grazie a una gestione strutturata dei rischi, le aziende possono evitare costose problematiche legali o finanziarie.

2. Miglioramento dell’efficienza operativa. Standardizzando i processi e definendo procedure chiare, le aziende possono ottimizzare l’uso delle risorse, riducendo sprechi e duplicazioni.

3. Decisioni più informate. Un controllo interno accurato fornisce dati affidabili e tempestivi, supportando il management nella pianificazione strategica.

4. Incremento della fiducia. Clienti, investitori e partner commerciali hanno maggiore fiducia in un’organizzazione con un sistema di controllo interno trasparente e affidabile.

5. Maggiore adattabilità alle normative. In un contesto normativo sempre più complesso, un sistema di controllo interno aiuta le aziende a rispettare leggi e regolamenti, evitando multe e sanzioni.

Un caso emblematico che ho seguito è quello di una società apparentemente ben strutturata che operava nel settore dei servizi. 

Prima dell’implementazione del sistema di controllo interno, l’azienda faticava a rispettare le scadenze di pagamento ai fornitori rischiando di compromettere rapporti strategici e di perdere condizioni commerciali favorevoli. L’analisi approfondita delle procedure e l’implementazione di un sistema di controllo interno hanno consentito di individuare inefficienze nei processi di gestione della liquidità e nei flussi di approvazione delle spese. Grazie a queste migliorie, l’azienda ha recuperato affidabilità finanziaria, ottimizzato i tempi di pagamento e rafforzato la propria posizione negoziale con i fornitori, trasformando un rischio in un vantaggio competitivo

Con un sistema strutturato, non solo è stato possibile evitare multe, ma l’azienda ha migliorato la liquidità e la relazione con i fornitori, portando a un incremento della produttività a due cifre nel giro di un anno.

La progettazione di un sistema di controllo interno è un investimento che ogni azienda dovrebbe considerare strategico. Non si tratta solo di rispettare le normative, ma di costruire una struttura solida che consenta di affrontare la quotidianità, e anche i momenti più sfidanti, con maggiore fiducia e serenità. 

Con un approccio basato sull’esperienza e una visione a 360°, che può avere un Manager specializzato, è possibile progettare un sistema su misura che porti risultati tangibili e sostenibili.

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