Come identificare i processi aziendali

Identificare i processi aziendali è un passaggio cruciale per migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e aumentare la soddisfazione del cliente. 

La mappatura e l’analisi dei processi aziendali consentono alle organizzazioni di comprendere meglio il funzionamento interno, evidenziare le aree di miglioramento e implementare soluzioni efficaci. 

In questo articolo vedremo insieme quali sono le tre fasi fondamentali di un’analisi dei processi. Partendo dall’analisi iniziale, la mappatura dei processi e la valutazione, per migliorare continuamente ogni singolo processo.

Fase 1: analisi iniziale

La prima fase nel processo di identificazione dei processi aziendali consiste nell’analisi iniziale. Quando inizio ad affiancare un’azienda che mi ha ingaggiata come Temporary Manager, in questa fase, è per me fondamentale comprendere il contesto aziendale.

Solo dopo aver svolto con attenzione questo primo step posso costruirmi un quadro generale per procedere con la dovuta professionalità.

Comprensione del contesto aziendale

Come base di partenza, è indispensabile quindi avere una visione chiara dell’azienda, di come si posiziona nel mercato, di quale siano i valori che la guidano, la strategia con cui si propone sul mercato e la struttura organizzativa tramite cui agisce.

Così facendo è possibile contestualizzare i processi aziendali all’interno della strategia complessiva dell’azienda, comprendendo anche quest’ultima appieno. A questo proposito, l’analisi SWOT (punti di forza, debolezze, opportunità e minacce) può essere lo strumento utile per identificare le aree critiche che richiedono attenzione.

Definizione degli obiettivi

Definire chiaramente gli obiettivi dell’analisi dei processi è basilare per garantire che l’attività sia mirata e produttiva. 

Gli obiettivi possono includere, ad esempio, la riduzione dei costi operativi, l’aumento dell’efficienza, il miglioramento della qualità del prodotto o servizio, o l’incremento della soddisfazione del cliente. La definizione degli obiettivi permette di concentrare gli sforzi sui processi che hanno il maggiore impatto sull’azienda, riducendo eventuali sacche di inefficienza e sprechi.

Coinvolgimento delle parti interessate

Coinvolgere le parti interessate è cruciale per ottenere una comprensione completa e accurata dei processi aziendali. Questo include manager, dipendenti ma anche fornitori, consulenti e clienti. Le interviste, i questionari e i focus group possono essere strumenti utili per raccogliere informazioni e comprendere le diverse prospettive.

Fase 2: mappatura dei processi

La seconda fase consiste nella mappatura dei processi aziendali, che implica la rappresentazione visiva dei flussi di lavoro e delle attività all’interno dell’organizzazione.

Identificazione dei processi chiave

Iniziare con l’identificazione dei processi chiave è fondamentale. Questi processi sono quelli che hanno un impatto diretto sugli obiettivi aziendali e sulla creazione di valore per i clienti.

Strumenti come l’analisi SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer) possono aiutare a delineare i confini dei processi e a identificare gli elementi cruciali. Nella fattispecie, si tratta di un diagramma che ti permette di riassumere gli input e gli output di un processo per avere una visione d’insieme e condivisa.

Creazione di diagrammi di flusso

Una volta identificati i processi chiave, la creazione di diagrammi di flusso aiuta a visualizzare le attività, le decisioni e le interazioni all’interno dei processi.

I diagrammi di flusso offrono una rappresentazione chiara e intuitiva del processo, evidenziando i punti di inizio e fine, le attività principali e le decisioni critiche. Gli strumenti come Microsoft Visio, Lucidchart o altre piattaforme di modellazione dei processi possono essere utilizzati per creare questi diagrammi.

Documentazione dei processi

Oltre ai diagrammi di flusso, è importante documentare i processi in dettaglio, includendo descrizioni delle attività, ruoli e responsabilità, e requisiti di input e output. Questa documentazione serve come riferimento per l’analisi e il miglioramento continuo, oltre a facilitare la formazione dei dipendenti e il mantenimento di standard qualitativi condivisi.

Fase 3: validazione e miglioramento continuo

La terza fase coinvolge la validazione dei processi mappati e l’implementazione di miglioramenti continui per ottimizzare le operazioni aziendali.

Analisi dei processi

L’analisi dei processi comporta la valutazione delle prestazioni attuali rispetto agli obiettivi stabiliti in termini di miglioramento della qualità, dei tempi ciclo, riduzione dei costi e/o delle non conformità del flusso produttivo. 

Gli strumenti di analisi come il diagramma di Ishikawa (diagramma a lisca di pesce) e il diagramma di Pareto possono aiutare a identificare le cause principali dei problemi e le aree di miglioramento.

Implementazione di miglioramenti

Sulla base dell’analisi, è possibile sviluppare e implementare soluzioni ad hoc per migliorare i processi. Per fare un esempio, possiamo includere in questa fase la riduzione dei passaggi non necessari, l’automazione delle attività ripetitive, il miglioramento della comunicazione tra i dipartimenti e l’adozione di nuove tecnologie.

È quindi importante monitorare l’implementazione dei miglioramenti per assicurarsi che siano efficaci e che portino ai risultati desiderati.

Monitoraggio e revisione continua

Come detto, il miglioramento dei processi è un’attività continua ed è fondamentale stabilire un sistema di monitoraggio per valutare regolarmente le prestazioni dei processi, identificando nuove opportunità di miglioramento. 

La revisione periodica dei processi consente all’azienda di adattarsi ai cambiamenti del mercato e di mantenere un vantaggio competitivo.

Parlando in termini di identificazione dei processi aziendali, va detto che è un’attività basilare per qualsiasi organizzazione che desidera migliorare l’efficienza operativa. 

Ricapitolando le 3 fasi riguardano l’analisi iniziale, la mappatura dei processi, la valutazione e miglioramento continuo. Seguendo questo metodo, le aziende possono ottenere una comprensione approfondita dei loro processi interni e implementare miglioramenti significativi. Qui trovi ulteriori informazioni in merito a questo tema.

Con un approccio strutturato e collaborativo, ciò di cui mi occupo in qualità di Temporary Manager, è ottimizzare le operazioni aziendali per supportare le aziende a superare momenti di crisi finanziaria o coadiuvare i momenti di crescita aziendale.

Contattami se leggendo questo articolo hai ritrovato tra le righe le necessità della tua azienda.