Analisi dei processi aziendali: identificazione e mappatura
L’analisi dei processi aziendali è uno strumento essenziale per qualsiasi azienda che desidera migliorare la sua efficienza e produttività.
Svolgendo l’attività di manager temporaneo in aziende che devono affrontare momenti delicati, come ad esempio, dover uscire da una crisi, piuttosto che la sfida di una rapida crescita aziendale, ho toccato con mano il ruolo strategico di quella che è la prima fase del mio – ormai consolidato – metodo di lavoro: l’analisi dei processi.
Non credo ci sia modo migliore per analizzare i diversi processi produttivi, se non identificando aree di eccellenza e aree di miglioramento. Il tutto, in ottica di recupero di efficienza per aumentare la marginalità di ciascuna organizzazione con cui entro in collaborazione per un periodo di tempo prestabilito.
Vediamo insieme di cosa si tratta nello specifico e come identificare e mappare i processi che hanno luogo all’interno di un’organizzazione.
In cosa consiste l’analisi dei processi aziendali
L’analisi dei processi aziendali è un momento di osservazione e ascolto. Osservazione di come le attività operative vengono svolte, attraverso quali strumenti, quali dinamiche e in quali tempi. Ascolto delle persone coinvolte in tali step: dei problemi ricorrenti che incontrano, dei colli di bottiglia che generano o subiscono e, soprattutto delle idee che hanno per risolverli. È proprio dalle valutazioni delle evidenze che emergono in questa fase che nascono le strategie da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi di miglioramento desiderati.
Prendiamo in considerazione il reparto di produzione di un’azienda. Essa può utilizzare l’analisi dei processi per capire in modo più approfondito come il personale sta lavorando, quali sono i punti critici o i colli di bottiglia che rallentano l’evasione degli ordini rispetto a date di consegna prestabilite.
Ad esempio, un processo critico potrebbe essere la fase di montaggio. Da un’attenta analisi l’azienda potrebbe scoprire che vengono percorsi letteralmente tanti chilometri di strada per l’assemblaggio di componenti di poco valore a causa della disposizione logistica dei componenti necessari all’interno del reparto. Oppure potrebbe emergere che gli operatori in reparto eseguono il montaggio sulla base di disegni tecnici non aggiornati con le distinte base del prodotto, che generano l’esigenza di una successiva rilavorazione.
Una volta identificato il problema, sarà più facile cercare una soluzione mirata per risolvere il problema alla radice recuperando di conseguenza l’efficienza.
Come identificare i processi di un’azienda
L’identificazione dei processi aziendali è, quindi, un passaggio fondamentale per migliorare l’organizzazione interna. Per farlo, è necessario eseguire un’analisi approfondita delle attività aziendali, identificando ogni flusso operativo, come ciascuno influenza l’altro e come tra di essi interagiscono.
Per fare un altro esempio concreto, prendiamo in esame il settore logistico. Dall’analisi dei processi aziendali potrebbe emergere che ci sono ritardi nella consegna dei materiali da parte dei fornitori. Affiancando le aziende come Temporary Manager in situazioni come queste, ciò che riscontro è che spesso questo problema è causato da una comunicazione poco chiara o poco completa con i fornitori e tra funzioni interne.
Mappatura finalizzata all’analisi dei processi aziendali
Una volta che i problemi sono stati identificati, insieme all’azienda procedo alla mappatura dei processi. Questo processo consiste nel documentare in dettaglio ogni singolo flusso operativo e le relazioni tra i vari processi.
Continuando con l’esempio del reparto di montaggio, l’azienda può creare una mappa del processo per l’assemblaggio dei vari componenti, identificando:
- chi è responsabile di ogni fase,
- quali sono i tempi previsti per completare ogni passaggio
- gli strumenti e le informazioni in dotazione al personale per assicurare il rispetto di tali tempistiche.
L’utilizzo di questo approccio consente di supervisionare e monitorare le varie funzioni, avendo uno strumento pratico per migliorare i processi nel tempo.
Fatta l’analisi insieme ai manager di funzione, mi occupo anche di progettare nuovi processi efficientando il lavoro di ogni risorsa coinvolta.
Esistono diversi strumenti che possono essere utilizzati per mappare i processi aziendali, ognuno con le proprie caratteristiche e vantaggi:
- le matrici di responsabilità;
- i diagrammi a blocchi o diagrammi di flusso;
- le mappe di processo;
- i software di gestione, capaci di descrivere e automatizzare ogni fase produttiva.
Ora che ti ho esposto in modo chiaro il “come” e il “perché” di ogni passaggio, potrai comprendere con quale metodologia posso dare il mio contributo attivo alle aziende che richiedono i miei servizi, in qualità di Manager Temporaneo, per aumentare la loro produttività.
Grazie a questa modalità di supporto frazionale, ogni imprenditore o azienda di qualsiasi dimensione decide di incaricarmi per un periodo di tempo prestabilito, garantendo la mia presenza in azienda per almeno tre giorni a settimana.
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